Chaque lundi, j’envoie à toute l’équipe le récap des demandes de contact reçues sur le site la semaine précédente. Je colle les demandes dans Claude, et dix minutes plus tard le message est prêt, le fichier de suivi est à jour et la semaine est archivée.
Le problème
Les formulaires du site arrivent dans une boîte partagée. On y trouve de vrais projets, mais aussi des clients qui cherchent le support, des candidatures, du démarchage et du spam. L’équipe commerciale ne voyait pas ce que le site rapportait vraiment, et personne ne savait d’où venaient les demandes.
Ce que j’ai construit
Un skill Claude : une procédure écrite que Claude suit à chaque fois. Je colle les demandes de la semaine avec leur heure de réception, et il enchaîne cinq étapes.
1. Classer chaque demande en quatre statuts :
| Statut | Règle |
|---|---|
| Projet qualifié | Une vraie organisation et un besoin exprimé : changement d’outil, volume, devis, présentation |
| À qualifier | Une vraie organisation, mais un formulaire vide ou trop vague |
| Hors cible | Client existant, partenariat, candidature, démarchage, spam : seulement comptés |
| Interne au groupe | Mentionné en fin de liste, pas compté comme projet |
Une demande de démo venant d’une vraie organisation est toujours qualifiée, même sans commentaire.
2. Retrouver la source dans Matomo : pour chaque jour où une demande est arrivée, le canal qui porte la conversion (moteur de recherche, assistant IA, site référent, campagne).
3. Écrire le message : court, sans émoji ni jargon, les projets qualifiés en premier et dans l’ordre d’arrivée, une ligne pour ceux à qualifier, les hors-cible dans le compteur seulement. Ni e-mail ni téléphone du contact : le message part à toute l’équipe.
4. Mettre à jour le suivi : les demandes qualifiées vont dans un classeur Excel, et un script va chercher dans le CRM l’état de chacune (devis envoyé, signé, perdu).
5. Archiver la semaine : un onglet « Semaine » est régénéré (semaine écoulée, semaine précédente, moyenne des quatre d’avant, graphique des douze dernières semaines), puis le classeur et le message sont archivés à la date du jour.
À quoi ressemble le message
Avec des données fictives :
Bonjour à tous,
Voici le récap hebdomadaire des demandes de contact reçues sur le site
la semaine dernière (du 2 au 8 novembre) : 7 demandes, dont 2 projets qualifiés.
1. Mairie de Lumen (collectivité), mardi 3 novembre
Besoin : remplacer son outil d'envoi pour 40 000 habitants, avec SMS d'alerte.
Souhaite une présentation.
2. Lumen Fit (salles de sport), jeudi 5 novembre
Besoin : une démo de la plateforme.
À qualifier : Maison Lumen (vendredi), via la page contact, formulaire sans détail.
Bonne semaine à tous !Ce qui a coincé
- La source masquée. Le formulaire est hébergé sur un autre domaine que le site : dans Matomo, beaucoup de demandes semblaient venir de ce domaine au lieu de leur vraie origine. La règle : écrire « source non identifiable » plutôt que d’inventer. Le domaine est depuis exclu des sites référents.
- Les visites non suivies. Une demande sans conversion le même jour dans Matomo vient d’un visiteur qui a refusé les cookies. Claude l’écrit tel quel.
- Raisonner jour par jour. L’outil ne permet pas de relier une demande à une visite précise. Quand deux demandes arrivent le même jour, Claude le dit et ne devine pas laquelle vient d’où.
- Les règles changent avec l’usage. La démo toujours qualifiée, l’ordre chronologique plutôt que « le plus chaud d’abord », la source retirée du message mais gardée dans le suivi : ce sont des retours de l’équipe, ajoutés au skill au fil des semaines.
À retenir
Le récap ne prend plus que dix minutes, et il sort toujours au même format, que je sois concentré ou pas ce lundi-là. Surtout, chaque règle de classement est écrite : quand quelqu’un demande pourquoi une demande n’est pas comptée, la réponse est dans le skill.